• 凝聚ISO标准操作规范
• 实现对不同介质文档全面管理

开发背景：

不论是生产型，研发型或通路型企业，都会有大量的文档需要管控，如合同、工程设计图、生产文件、工程变更及报价单等。这些电子或纸本文档如果由文管中心(Document Control Center)人工处理，则会面临两大类的问题：
如何管理——如何统一按照ISO标准执行纸介质档案与电子文件管理？如何管理用户的文件使用权限，以确保文件能被正确使用？……
如何使用——如何实现高效、自动化文件审批生效流程？如何保证用户获得文件内容保持一致？……
类似的问题确实让DCC主管犯难，如何才能在海量信息与有限人手间取得平衡，进而支持企业今后的发展呢？
上海敏照提供的一套完整文件审批流程+文档管理的解决方案，一举解决了权限，版本及审批生效流程的问题。而独特的PDF转档功能,使得文件在被使用时的安全性更高 ，此外还具备完整的日志功能，消息功能及其它独特设计。

系统概述：
敏照ISO文档管理系统（以下简称敏照DMS）采用B/S架构，同时支持中简、中繁、英语等多国语言；本方案特点在于严格遵循了ISO文档管理的指导原则与操作规范，对于所有的文档及文件，都有完整的从创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止到恢复流程与记录；每份文档采用唯一途径管理，以保证内容的一致性；采取用户登陆验证、DMS权限控制及文档操作权限控制三级安全机制，实现安全控制；除了支持各种格式与任意大小的电子文件外，用户还可以将上传的电子文件直接转换成PDF格式（需获得ADOBE ACROBAT支持），具有更佳的通用性与安全性；完善的分发机制，保证电子文件与纸本文件的内容一致并实现使用控制与追缴；独特的消息功能，及时通知到用户相关文档的变动情况；可以与企业原有的信息系统整合；最后，我们还将提供系统管理者若干实用程序，简化敏照DMS的搭建与维护工作。

功能要点：
多步审批：
敏照DMS系统支持直属主管到DCC主管的顺序审批方式，可选择穿签或会签方式，初步实现ISO审核规范。用户可以选择在新增、修改、废止文件的时候触发审批功能，系统将根据组织关系自动推进审批过程。

文档管理：
用户可以对文件进行阅读、更新、修改、新增、废止、恢复、移动等操作，以及打印和属性管理。除此之外，敏照DMS具有以下特殊功能：
文档关联：用户可在多个文档间建立某种关联，便于使用和快速查找。比如质量手册与附属的支持文档。
文件映射：被指定的对象只能使用该文档的镜像，而无法修改实体。
内部分发：将文件管理权临时赋予员工或组，可限定使用期限与次数。
纸本分发：通过打印时产生的随机水印编号与条码实现纸本文件的控制与追缴。

版本管理：
文档及文件都有可自定义的版本编号，所有操作均以最新版本为对象。而文件的所有历史版本均在系统中保存，随时可以供权限允许对象查看或者恢复。

成员管理：
敏照DMS中的工作组是一个虚拟团队，通过组的概念，管理员可以成批处理组织成员的权限设定，简化工作。工作组可以等同于企业组织结构中的部门分类，也可以由不同部门的个人组成临时团队。通过将个人指定为不同的组成员，使得敏照DMS可以灵活地为直线型的组织架构，或者是项目驱动的矩阵型组织提供业务支持。

安全管理：
敏照DMS系统具有完善的安全特性，所有操作均需要进行个人角色与权限验证，同时参考文件的密级设定，以确保文件安全。敏照DMS还可以通过防止用户的拷屏操作，来阻止文件内容脱离DMS环境；防止产生本地缓存文件以至泄密 。

消息机制：
面向指定角色、由系统根据条件自动发布的消息，是敏照DMS设计特色之一。如用户更新文档，则会触发系统通知到相关的组员。同时消息也可以采用公告形式发布。

全文检索：
直接对文档内容进行检索，支持MS Office系列文档格式与PDF格式。

注：
当用户对审批流程具有更高级要求时，敏照科技可提供业界领先的Ultimus企业流程管理平台和自行开发的AFMS中间件技术，根据用户标准，为企业定制开发各种类型的审批流程，它的优势如下：
1. 定制与业务流程相对应的多步骤审批流程；对流程详细跟踪与监控；
2. 支持多种签核方式，包括层级式（逐级签核）、跳阶式（跳跃签核）、会签式（会签两个以上单位）、并行式（多人并行签核）等多种方式；
3. 支持电子邮件审批、逐步支持PDA审批、短信审批多种方式；

系统特色：

• 文件全生命周期管理方式；
• 系统自带审批功能；更可与企业工作流程系统紧密结合，达到ISO文档管理标准的完美体现；
• 支持PDF转档功能，有效防止文件被修改或复制；
• 电子及非电子介质文档统一管理；
• 文件的内容与版本的统一管理；
• 基于角色、对象，对人员、文件实施严格的权限控制； 禁止拷屏操作，防止产
• 本地缓存文件；
• 保留全部历史文件；
• 提供文件生命周期报表及完善的日志记录；
• 可预先设定文件失效时间，并通过消息系统，将文档变更情况通知相关人员；

用户利益：

• 通过文件管理网络化、审批流程自动化，实现文件高效处理；
• 实现电子文档与纸本文档统一管理，整合PDF安全机制，最大限度减少泄密可能；
• 灵活可变的权限机制，配合映射、发布等功能，使企业知识管理由封闭转为共享；
• 可以与Ultimus企业流程平台整合，实现强大的签核流程定制化，因此与企业的实际业务过程结合更加紧密；
• 降低文档管理成本更可以较少的人力应对企业未来发展；
• 模糊与高级以及全文检索方式，让使用者在海量信息中快速找到所需文件，减少等待时间；